manajemen kearsipan

Mamajemen Kearsipan

            Apa itu manajemen kearsipan? Mengapa kearsipan itu penting dalam sebuah organisasi?. Pertanyaan ini muncul dibenak saya, ketika saya pertama kali mendengar kata manajemen kearsipan.

            Manajemen dalan bahasa Indonesia berarti mengelola. Sedangkan arsip adalah setiap catatan tertulis yang memuat keterangan suatu pokok persoalan yang mengandung nilai guna di dalamnya. Dari pemahaman mengenai manajemen dan arsip maka dapat dipahami apa itu manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah kegiatan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, pengendalian serta penyusutan dokumen-dokuman yang memiliki nilai penting dalam sebuah organisasi tertentu.

            Kearsipan memiliki peranan penting dalam mengembalikan ingatan manusia pada apa yang telah lalu. Kearsipan juga dapat digunakan oleh seorang pemimpin sebagai alat untuk mengambil keputusan suatu kebijakan berdasarkan data-data yang tercantum dalam arsip organisasi tersebut. Tidak mungkin sebagai seorang pemimpin boro-boro langsung membuat suatu keputusan tanpa adanya informasi yang disajikan dalam arsip.

            Tujuan perlu adanya kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional dalam hidup berkebangsaan. Sedangkan tujuan dari manajemen kearsipan adalah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip agar tidak terjadi penumpukan arsip dengan seiring berjalannya waktu.

            Di Indonesia, juga terdapat organisasi yang memelihara arsip nasional Republik Indonesia. Organisasi arsip nasional Republik Indonesia ini berada di ibukota RI yang biasa disebut arsip nasional pusat. Selain berada di ibukota RI, ada juga arsip yang berada di ibukota daerah-daerah di seluruh Indonesia.

            Arsip juga mengalami penyusutan. Dalam pelaksanaan penyusutan diperlukan jadwal retensi, yaitu daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang digunakan sebagai pedoman. Menyusun jadwal retensi biasanya dilakukan oleh panitia yang benar-benar memahami kearsipan. Dalam penyusutan arsip terdapat pengertian-pengertian yang telah baku didalamnya, yaitu:

a). pemindahan arsip

b). penyerahan arsip

c). pemusnahan arsip

untuk pemusnahan arsip, arsip-arsip ini biasanya mempunyai jangka retensi selama 10 tahun atau bahkan lebih.

            Berdasarkan penjelasan yang telah saya tulis diatas, mudah-mudahan pembaca dapat memahami tentang apa yang dimaksud dengan manajeman kearsipan. Kurang lebihnya dalam karangan yang saya tulis, saya mohon maaf karena hanya bisa menjelaskan sedikit mengenai manajemen kearsipan.