Mamajemen Kearsipan
Apa itu manajemen kearsipan? Mengapa
kearsipan itu penting dalam sebuah organisasi?. Pertanyaan ini muncul dibenak
saya, ketika saya pertama kali mendengar kata manajemen kearsipan.
Manajemen dalan bahasa Indonesia berarti
mengelola. Sedangkan arsip adalah setiap catatan tertulis yang memuat keterangan
suatu pokok persoalan yang mengandung nilai guna di dalamnya. Dari pemahaman
mengenai manajemen dan arsip maka dapat dipahami apa itu manajemen kearsipan. Manajemen
kearsipan adalah kegiatan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan,
penyimpanan, pemeliharaan, pengendalian serta penyusutan dokumen-dokuman yang memiliki
nilai penting dalam sebuah organisasi tertentu.
Kearsipan memiliki peranan penting
dalam mengembalikan ingatan manusia pada apa yang telah lalu. Kearsipan juga
dapat digunakan oleh seorang pemimpin sebagai alat untuk mengambil keputusan
suatu kebijakan berdasarkan data-data yang tercantum dalam arsip organisasi
tersebut. Tidak mungkin sebagai seorang pemimpin boro-boro langsung membuat
suatu keputusan tanpa adanya informasi yang disajikan dalam arsip.
Tujuan perlu adanya kearsipan adalah
untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional dalam hidup
berkebangsaan. Sedangkan tujuan dari manajemen kearsipan adalah untuk
menyederhanakan jenis dan volume arsip agar tidak terjadi penumpukan arsip dengan
seiring berjalannya waktu.
Di Indonesia, juga terdapat
organisasi yang memelihara arsip nasional Republik Indonesia. Organisasi arsip
nasional Republik Indonesia
ini berada di ibukota RI yang biasa disebut arsip nasional pusat. Selain berada
di ibukota RI, ada juga arsip yang berada di ibukota daerah-daerah di seluruh Indonesia.
Arsip juga mengalami penyusutan. Dalam
pelaksanaan penyusutan diperlukan jadwal retensi, yaitu daftar yang berisi
tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang digunakan sebagai pedoman. Menyusun
jadwal retensi biasanya dilakukan oleh panitia yang benar-benar memahami
kearsipan. Dalam penyusutan arsip terdapat pengertian-pengertian yang telah baku didalamnya, yaitu:
a). pemindahan
arsip
b). penyerahan
arsip
c). pemusnahan
arsip
untuk pemusnahan
arsip, arsip-arsip ini biasanya mempunyai jangka retensi selama 10 tahun atau
bahkan lebih.
Berdasarkan penjelasan yang telah
saya tulis diatas, mudah-mudahan pembaca dapat memahami tentang apa yang
dimaksud dengan manajeman kearsipan. Kurang lebihnya dalam karangan yang saya
tulis, saya mohon maaf karena hanya bisa menjelaskan sedikit mengenai manajemen
kearsipan.
